いつも忙しいと感じる人は、本当にやるべきことが多いのか、それとも時間管理に問題があるのかを見直す必要がある。やるべきことが多いと言いながら、ソファに座ってリモコンを操作したり、スマートフォンをいじったりして、気づかないうちに時間を浪費していないだろうか。時間を有効に活用するために、重要かつ緊急なことから順に取り組む賢い時間管理術を確認してみよう。
◆まず自分の目標を把握する
最初に、自分が何を目指しているのかを明確にすることが重要だ。誰もが仕事と家庭において達成したい目標がある。例えば、経済的自由を手に入れたいとか、家族と過ごす時間を増やしたいとかの目標があるはずだ。目標が明確になれば、それを達成するために必要なタスクを細分化し、日常生活の中でどのように実践するかに集中できる。こと
◆普段の時間の使い方を把握する
1週間ほどかけて、洗濯や食事の準備など日常的に行っているにどれくらいの時間を使っているのかを書き出してみよう。自分の時間の使い方を正確に把握すれば、より効果的に時間を管理できる。
◆仕事の優先順位を決める
やるべきことを△急務かつ重要なこと △急務ではないが重要なこと △急務だが重要ではないこと △急務でも重要でもないことの4つに分類する。目標は「急務かつ重要なこと」をできるだけ減らすことだ。これが積み重なると、どうしてもストレスが増えてしまう。時間管理がうまくいけば、多くの時間を「緊急ではないが重要なこと」に充てることができる。そうすることで、価値のある仕事を余裕を持って進められる。
◆1日の過ごし方を計画する
各タスクにどれくらい時間がかかるのか、どれが最も重要なのかが分かれば、次に計画を立てる。計画は柔軟に立てるのが望ましい。自分は朝に集中できるのか、それとも午後に力を発揮するとか、まとめて作業するのがよいのか、分けて進める方がよいのかなど、自分に合った方法で効率よくこなせるように計画を立てる。
◆それが価値のあることか確認する
自分の目標を常に意識し、今取り組んでいることがその達成に役立つかどうかを自問してみよう。例えば、誰にも頼まれていない仕事のために職場で1時間残業することよりも、運動や趣味、あるいは子どもと過ごす時間に充てたほうが、有意義な場合もある。
◆計画どおりに行動する
午前9時に仕事を始めると決めたなら、それを守るべきだ。9時17分ではいけない。たとえ一人で作業していても同じである。開始時間が一度でも崩れると、その後の計画も崩れやすくなる。柔軟性を持たせないなら、「何をするか」の選択は自由にしてよいが、「いつ始めるか」は必ず守ることが重要だ。実際に試してみた後、非効率だと感じたり、自分に合わないと思えば計画を修正すればよい。
◆隙間時間も活用する
外出する前に15分ほど時間ができたとき、何をしているのだろうか。スマートフォンでネットサーフィンをしていないだろうか。15分の隙間時間でも、一日に4回あれば合計1時間になる。普段、時間がなくてできなかったことを取り組んでみよう。ストレッチをしたり、部屋の片づけをしたりするなど、隙間時間を有効に活用してみよう。
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